Использование данных PrintMonitor в Microsoft Excel
Использование данных PrintMonitor в OpenOffice Calc

Использование данных PrintMonitor в Microsoft Excel

Отчеты PrintMonitor позволяют получать сводную информацию журнала печати за определенные интервалы времени. Любой отчет PrintMonitor может быть сохранен в форматах Microsoft Excel, RTF, CSV, HTML, а также обычном текстовом формате. Этот набор возможностей вместе с несколькими видами графического представления покрывает около 90 процентов потребностей в анализе собранной информации. Но иногда встречаются ситуации, когда существующих возможностей недостаточно. К примеру, когда отчет должен быть оформлен по определенным правилам, или когда готовится единый пакет отчетности по затратам на предприятии. В подобных случаях для получения необходимых данных можно воспользоваться тем фактом, что данные PrintMonitor сохраняются в файле Microsoft Access, а значит, могут быть легко получены из любого приложения пакета Microsoft Office.

Чтобы получить данные PrintMonitor в существующем файле Microsoft Excel, выполните следующие действия:

1. Откройте нужный вам файл Microsoft Excel.

2. Выберите пункт главного меню "Данные / Импорт внешних данных / Импортировать данные" (*).

3. В открывшемся диалоге выберите пункт "+Подключение к новому источнику данных". Откроется мастер подключения данных.

Рис.1 "Диалог выбора источника данных"

4. На первой закладке мастера укажите "Дополнительно" и нажмите "Далее". Откроется диалог настройки свойств связи с данными.

Рис.2 "Мастер настройки свойств связи с данными"

5. На закладке "Поставщик данных" выберите "Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider" и перейдите на закладку "Подключение".

Рис.3 "Диалог настройки свойств связи с данными (шаг 1)"

6. На закладке "Подключение" выберите имя базы данных. По умолчанию база PrintMonitor находится в файле: C:\Program Files\NodaSoft\PrintMonitor\pmonitor.mdb.

Рис.4 "Диалог настройки свойств связи с данными (шаг 2)"

7. Нажмите кнопку "Проверить подключение". Microsoft Excel протестирует подключение к базе PrintMonitor и выдаст соответствующее сообщение. Закройте это сообщение.

8. Нажмите на кнопку "Ок" диалога настройки свойств связи с данными. Откроется следующее окно мастера подключения данных. В этом окне можно выбрать подключение не в целом к базе данных, а к определенной таблице. Так как сводные данные журнала печати PrintMonitor хранятся в одной виртуальной таблице Jobs, то, скорее всего, вам понадобятся данные только из этой таблицы. Выберите таблицу Jobs и нажмите кнопку "Далее".

Рис.5 "Выбор базы данных и таблицы"

9. На последнем шаге мастера подключения данных предлагается сохранить все произведенные настройки в отдельном файле. Выберите имя файла и нажмите кнопку "Готово". Запомните название сохраненного файла. Теперь, если понадобится использовать данные PrintMonitor из файла Microsoft Office, вам не придется настраивать источник данных заново, а достаточно будет указать в диалоге выбора источника данных (шаг 3 данной инструкции) сохраненный файл.

10. Теперь нужно указать Microsoft Excel, где следует разместить данные PrintMonitor. Выберите переключатель "новый лист" и нажмите "Ок".

11. В результате этих операций в файл Microsoft Excel добавлен новый лист, на котором размещены данные из журнала печати PrintMonitor и открыта панель инструментов "Внешние данные".

Рис.6 "Результаты работы"

Часто необходимо урезать выборку данных PrintMonitor по различным критериям. Чтобы выполнить эту операцию, вам понадобятся базовые знания языка выборки данных SQL. Нажмите на панели инструментов "Внешние данные" кнопку "Изменить запрос". В открывшемся окне выберите тип команды "SQL". В тексте команды наберите нужный SQL-запрос и нажмите "Ок".

К примеру, запрос:
    Select * from Jobs where IsDelete <> 1
вернет все не удаленные логически записи журнала печати, а запрос:
    Select [dt], [ppages] from Jobs where IsDelete <> 1
вернет только поле времени печати и количества распечатанных страниц для не удаленных логически записей журнала печати.

Внешние данные Microsoft Excel имеют целый ряд дополнительных настроек, которые могут значительно упростить работу пользователя. Нажмите на панели инструментов "Внешние данные" кнопку "Свойства диапазона данных". Перед вами откроется диалог с настройками внешнего диапазона. В этом диалоге можно указать параметры обновления и формата данных. Выберите удобные для вашего случая настройки и нажмите кнопку "Ок".

Использование данных PrintMonitor в OpenOffice Calc

Для импорта данных в документ OpenOffice необходимо выполнить следующие действия:

1. Запустите приложение OpenOffice.org Base. На открывшемся диалоге поставьте переключатель "Подключиться к существующей базе данных", а в выпадающем списке выберите "Microsoft Access". Нажмите кнопку "Далее".

Рис.7 "Мастер базы данных (шаг 1)"

2. В открывшемся диалоге укажите путь к файлу базы данных Microsoft Access и нажмите кнопку "Далее".

Рис.8 "Мастер базы данных (шаг 2)"

3. На последнем шаге работы мастера базы данных вам будет предложено выбрать ряд параметров. Выберите опцию "Да, зарегистрировать базу данных". Остальные флажки можно снять. Нажмите кнопку "Готово". Мастер предложит вам ввести имя файла подключения к базе данных. Задайте любое имя. (Запомните это имя, так как оно понадобится при последующей настройке импорта данных.)

Рис.9 "Мастер базы данных (шаг 3)"

4. Запустите приложение OpenOffice.org Calc.

5. Выберите пункт меню "Вид \ Источники данных". Над электронной таблицей откроется дерево с доступными источниками данных.

6. Найдите в этом дереве имя ранее созданного источника данных и выберите поддерево "Таблицы" внутри этого источника.

7. Найдите таблицу Jobs в открытом поддереве и перетащите её при помощи мыши на лист электронной таблицы. На листе появятся все данные таблицы.

Рис.10 "Импорт данных в OpenOffice Calc"

В OpenOffice Calc также есть возможность предварительно фильтровать данные до помещения их на страницу электронной таблицы. Чтобы воспользоваться этой возможностью, выберите таблицу в дереве источников данных, в поле справа от дерева появится содержимое этой таблицы. Наложите на это содержимое нужные вам фильтры (см. панель инструментов над содержимым таблицы) и перетащите мышью на лист.

Использование внешних источников данных электронных таблиц следует рассматривать не только как возможность удобного визуального оформления и форматирования данных, но и как средство межпрограммного построения отчетов. Если вы системный администратор, и в вашей сфере ответственности находятся не только все принтеры организации, но и, к примеру, офисная АТС, то чтобы построить суммарный отчет по затратам, может быть достаточно всего лишь подключить два источника внешних данных и написать несколько простых суммирующих формул. Сохраните этот отчет и обновляйте его каждый месяц для получения новых данных. Потратив сейчас немного времени на создание отчета в электронной таблице, вы сэкономите массу времени в будущем.

Примечание

(*) Все названия программных компонентов приводятся для русскоязычной версии Microsoft Office.