10 эффективных приемов работы с PrintMonitor

1. Контроль количества распечаток на принтере между заправками тонера
2. Перенос статистики в Excel
3. Не стоит пренебрегать информацией из отчета "по документам"
4. Сложный фильтр — замена рутинным операциям
5. Просмотр и анализ отчетов с произвольного компьютера в сети
6. Ускорение запуска приложения при большом объеме собранной статистики
7. Сохранение настроек приложения
8. Псевдонимы для повышения информативности отчетов
9. Учет затрат на печать
10.Изменение имени или ip-адреса компьютера в сети

1. Контроль количества распечаток на принтере между заправками тонера

Вопрос, сколько напечатано страниц на принтере за одну заправку картриджа, возникает достаточно часто. Так как PrintMonitor не работает напрямую с памятью принтера, то получить ответ на этот вопрос можно только запомнив момент времени, когда картридж заправлялся в прошлый раз.

После заправки картриджа добавьте в отчеты новую закладку. Для этого выберите пункт меню "Отчеты / Закладки". В открывшемся диалоге нажмите кнопку "Добавить" и укажите в качестве описания какой-нибудь информативный текст. Например, "Заправлен картридж на Canon LBP 2900". После того, как тонер в картридже закончится, вы сможете легко узнать, сколько было напечатано страниц, просто выбрав в качестве нижней границы временного фильтра эту закладку.

Рис.1 Список закладок

Чтобы выбрать закладку в качестве границы фильтра, выберите пункт меню "Отчеты / Фильтры / Произвольный интервал" (или нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов). В открывшемся диалоге нажмите кнопку, которая находится справа от полей ввода начала периода. Откроется уже знакомый список закладок. Выберите в этом списке созданную ранее закладку и примените получившийся фильтр для отчетов. Теперь в отчетах для Canon LBP 2900 будут отображаться только те документы, которые были распечатаны на одной заправке тонера.

2. Перенос статистики в Excel

PrintMonitor предоставляет достаточно широкие возможности для анализа собираемой статистики, но иногда и этих возможностей оказывается недостаточно. В этих случаях для углубленного анализа можно воспользоваться средствами такого мощного и удобного инструмента как Microsoft Excel.

Для того, чтобы перенести статистику из PrintMonitor в Microsoft Excel, есть три пути. Первый — сохранить выбранный отчет как файл *.xls, а затем открыть это файл из Excel. Второй — перенести необходимые строки отчета через буфер обмена. Третий — подключить базу данных PrintMonitor как источник внешних данных Excel.

Если вы хотите сохранить отчет в отдельный файл, выберите пункт меню "Файл / Сохранить отчет как...", на открывшемся диалоге укажите имя файла, расширение *.xls и нажмите кнопку "Сохранить".

Для переноса строк через буфер обмена выделите нужные строки в отчете (для выделения используйте мышь в сочетании с кнопками Shift и Ctrl, для выделения всех записей в отчете используйте сочетание горячих клавиш Ctrl + A) и сохраните их в буфере при помощи сочетания клавиш Ctrl+C или Ctrl+Insert. Затем запустите приложение Microsoft Excel, создайте новый документ и скопируйте данные из буфера на один из листов этого документа при помощи сочетания горячих клавиш Ctrl+V. Далее с этими данными можно работать как с обычными ячейками электронной таблицы.

Процесс подключения базы данных PrintMonitor как источника внешних данных Excel подробно описан в отдельной статье "Использование статистики PrintMonitor в электронных таблицах".

3. Не стоит пренебрегать информацией из отчета "по документам"

Информация из отчета, группирующего количество распечатанных страниц по документам, может быть очень полезна для выявления "узких мест" в бизнес-процессах компании. Повышенный объем бумажной документации на каком-либо этапе работ свидетельствует, как правило, о его неоптимальности и необходимости первоочередной автоматизации данного этапа.

Показателен пример компании "Смартек", сумевшей, благодаря анализу названий распечатываемых документов, в кратчайшие сроки снизить свои расходы на печать. Выяснилось, что лидером по количеству распечаток среди складских работников был простенький листок с картинкой и контактной информацией, который наклеивался на каждую упакованную коробку с товаром. Так как копий этого листка печаталось много, то чтобы не нарушать привычный ритм работы, печать велась ночью (когда принтер наименее загружен). Из-за такого ночного режима о печати тысяч одинаковых листков знали только несколько работников склада, которые просто не задумывались о необходимости оптимизации этого процесса. После анализа отчетов PrintMonitor и выявления "узкого места" для данного листка был переработан дизайн и сделан заказ в типографию. Кроме того, что стоимость тиража оказалась значительно меньше стоимости затрачиваемых ранее расходных материалов, было сэкономлено время сотрудников, постоянно отвлекавшихся на "типографские работы". Только по расходным материалам экономия составила приблизительно 150 евро в месяц.

4. Сложный фильтр — замена рутинным операциям

Каждая организация, внедряя PrintMonitor, преследует свои цели. Соответственно, в зависимости от целей, сильно разнятся и используемые при формировании отчетов условия. Для кого-то важно узнать объем печати в отдельных подразделениях, а кто-то ищет возможности для снижения нагрузок на конкретный принтер. Задачи разные, но и для той и для другой приходится многократно анализировать одни и те же отчеты с одними и теми же ограничениями-фильтрами.

Естественно, что каждый раз задавать одни и те же ограничения крайне неэффективно. Для упрощения этой операции в PrintMonitor предусмотрена возможность хранения для каждого отчета набора фильтров. Для установки такого сохраненного ранее фильтра достаточно выбрать его из специального списка, который открывается для текущего активного отчета по нажатию комбинации горячих клавиш Ctrl+F9 (пункт меню: "Отчеты / Фильтр").

Чтобы для текущего активного отчета добавить фильтр в список, откройте форму редактирования и выбора фильтров (пункт меню: "Отчеты / Фильтр") и нажмите кнопку "Добавить". В списке слева будет добавлен новый фильтр с названием вида "filter_xxx". Выберите этот фильтр и задайте в поле редактирования, расположенном в самом верху формы, информативное имя. Например, "Печать бухгалтерии" или "Печать более 100 страниц". Далее необходимо задать условия фильтрации. Нажмите кнопку "Добавить" на панели "Условия". По нажатию этой кнопки откроется еще один дополнительный диалог редактирования отдельного условия.

Рис.2 Создание фильтра

На этом диалоге необходимо указать:

• Операцию, с помощью которой данное условие будет связано с остальными условиями фильтра. Доступны операции AND (логическое "и") и OR (логическое "или").
• Поле отчета, для которого задается условие. Например, количество страниц - "sum-ppages".
• Само условие из списка: =, >, <, >=, <=, <>.
• Значение (константу) для сравнения. Тип значения должен соответствовать типу выбранного поля. Если в условии используется поле строкового типа, то значение должно быть заключено в двойные кавычки.

После заполнения полей нажмите кнопку "Ок".

5. Просмотр и анализ отчетов с произвольного компьютера в сети

Для хранения статистики PrintMonitor использует широко распространенные СУБД, которые обладают хорошей производительностью, поддерживают язык SQL и имеют широкий набор дополнительных возможностей. Благодаря этому, просмотр отчетов из базы данных, расположенной на каком-либо компьютере в локальной сети предприятия, не составляет никакого труда (естественно, если у пользователя будет достаточно прав на получение этой информации).

Чтобы иметь возможность просмотреть отчеты PrintMonitor с компьютера, на котором он не был ранее установлен, достаточно скопировать на этот компьютер файл pmviewer.exe и поддиректорию LNG, расположенные в рабочей директории PrintMonitor. После запуска pmviewer.exe откроется диалог, на котором вам будет предложено задать источник данных и параметры подключения к этому источнику. Задайте параметры и нажмите кнопку "Подключиться".

Подробнее ознакомиться с требованиями по подключению к той или иной базе данных вы можете в файле справки PrintMonitor.

6. Ускорение запуска приложения при большом объеме собранной статистики

В организациях, в которых печать является неотъемлемой частью производственного процесса, база данных PrintMonitor может достигать десятков, а иногда и сотен тысяч записей. Так как, по умолчанию, при запуске приложения просмотра PrintMonitor из базы данных загружается вся доступная на тот момент информация, то процесс запуска может достигать нескольких минут. Для решения этой проблемы в PrintMonitor предусмотрен режим "обновления по требованию". В этом режиме данные из базы загружаются только после принудительного обновления (после выбора пункта меню "Вид / Обновить" или по нажатию кнопки F5 на клавиатуре). Т.е. у пользователя есть возможность открыть приложение, задать все необходимые условия для формирования отчета, а потом уже загрузить из базы только те данные, которые удовлетворяют этим условиям.

Чтобы включить режим загрузки по требованию, откройте диалог настроек приложения (меню: "Инструменты / Настройки..."), перейдите на закладку "Правила" и установите флажок "Обновление по требованию".

7. Сохранение настроек приложения

При переустановке приложения или при установке его на другой компьютер часто возникает необходимость перенести и все настройки, сделанные ранее в этом приложении. Для этих целей в PrintMonitor предусмотрена специальная функция.

Выберите в меню пункт "Инструменты \ Экспорт настроек". В рабочей директории приложения будет создан файл PMSave.reg — файл реестра с текущими настройками PrintMonitor. Чтобы восстановить эти настройки после переустановки приложения, достаточно выполнить этот файл или воспользоваться пунктом меню PrintMonitor: "Инструменты \ Импорт настроек".

8. Псевдонимы для повышения информативности отчетов

В отчетах PrintMonitor имена компьютеров, принтеров и пользователей соответствуют тем именам, которые используются в компьютерной сети организации. Эти имена многое могут сказать администратору сети, но, как правило, ничего не говорят людям, ответственным за контроль расходов, начальникам отделов и другим руководителям, которым может быть интересна статистика, собираемая PrintMonitor. Для того, чтобы значительно повысить информативность отчетов, для каждого пользователя, компьютера или принтера в отчетах PrintMonitor можно задать произвольный текстовый псевдоним.

Откройте диалог редактирования компьютеров (пункт меню: "Отчеты \ Списки \ Компьютеры..."). Для каждого принтера в списке нажмите кнопку "Изменить" и укажите произвольный текст в качестве псевдонима. (Внимание! Для стабильной работы всех функций отчетов используйте при задании псевдонима только буквы, цифры и символ подчеркивания.)

Аналогично задаются псевдонимы для компьютеров и пользователей.

Пример отчета с использованием псевдонимов смотрите на рисунке ниже.

Рис.3 Псевдонимы в отчете

9. Учет затрат на печать

Есть целый ряд случаев, когда информация о стоимости отдельной распечатки и суммарная стоимость печати необходима в процессе работы. Например, когда PrintMonitor используется в компьютерном клубе или интернет-кафе. В организациях же, где печать не является основной сферой деятельности, возможностью учитывать её стоимость обычно не пользуются. Не пользуются напрасно, так как эта информация может существенно повысить информативность собираемой статистики.

Очевидно, что себестоимость печати на цветном струйном фото-принтере сильно отличается от себестоимости распечатки на черно-белом "матричнике". По этой причине суммарный анализ количества распечатанных страниц на этих принтерах не позволяет оценить реальные затраты. Эту проблему можно решить, если воспользоваться возможностью устанавливать для каждого принтера свою "цену" печати и анализировать отчет, ориентируясь на затраты в денежном эквиваленте, а не на количество страниц.

Чтобы настроить отдельно стоимости печати одного листа для каждого принтера, откройте соответствующий диалог настроек (пункт меню "Инструменты / Настройки стоимости печати"), выберите принтер из списка в левой части формы и задайте для каждого из поддерживаемых им форматов свою цену. Для одного формата существует четыре варианта детальной настройки стоимости: одинарная черно-белая копия, одинарная цветная копия, дуплексная черно-белая копия, дуплексная цветная копия.

Рис.4 Настройка стоимости печати

10.Изменение имени или ip-адреса компьютера в сети

В мире нет ничего постоянного. То, что вчера казалось верхом удобства и совершенства, через некоторое время становится громоздким, надуманным и крайне неудобным. Компьютерную сеть, спроектированную для организации с двадцатью компьютерами, наверняка придется перепроектировать, когда число компьютеров возрастет до ста. Причем, следует учесть, что проектирование и прокладка сети — это не только новые сервера, кабели и коммутаторы, это еще и формирование и утверждение новых правил работы с компьютерной техникой. Когда в компании работает двадцать человек, вопросов по поводу названия компьютера "LENA" ни у кого не возникает, но когда число сотрудников начинает исчисляться сотнями, однозначно идентифицировать, кому принадлежит компьютер с таким именем, становится уже невозможно. Решение: приведение имен компьютеров, принтеров и пользователей к единому стандарту. В PrintMonitor предусмотрены функции, которые позволяют осуществить такие глобальные изменения без потери собранной ранее статистики.

Для изменения имен и (или) ip-адресов компьютеров откройте диалог редактирования компьютеров (пункт меню: "Отчеты \ Списки \ Компьютеры...") и задайте для старых компьютеров новые имена. После внесения этих изменений вся старая статистика будет привязана к новым именам компьютеров.

Если по новому имени компьютера уже накопились некоторые данные, и хочется объединить их со старой статистикой, в PrintMonitor это легко осуществимо. Достаточно задать всё в том же диалоге редактирования для "старого компьютера" новое имя. Так как такое имя в базе данных уже существует, то PrintMonitor предложит объединить статистику по старому и новому имени. Согласитесь с этим предложением. В результате и старая и новая статистика по компьютеру будет отображаться в отчетах под одним именем.

Рис.5 Список компьютеров (выделены два компьютера, по которым предполагается объединить статистику)

Аналогичные изменения можно осуществить для пользователей и принтеров.